La pire réunion de ma vie

Le jour ou tout a commencé…

Eté 2017, je suis consultant en mission chez un client qui est en pleine transformation digitale, projet étalé sur 2 ans, critique et même stratégique pour l’entreprise.

Il est 14:00 j’assiste à ma première “réunion hebdomadaire”, je ne suis pas animateur mais simple spectateur, c’est le branle-bas de combat.

Et là je vis tout simplement la pire réunion de ma vie, tout s’est mal passé :

• 14 personnes étaient invitées : présence physique & en ligne sur skype
• certains participants étaient (très) en retard
• l’ordre du jour était inexistant
• des sujets abordés sans aucun rapport avec la réunion
• aucun compte-rendu / todo-list
• je pensais avoir touché le fond quand j’ai réalisé un des participants se permettait même de répondre au téléphone pendant la réunion

J’assiste impuissant au désastre, et subitement le petit coach Agile qui sommeille en moi se dit :

“en fin de réunion il est impératif de faire un tour de table pour prendre le feedback des gens présents et faire en sorte que ce cauchemar ne se répète pas la semaine prochaine”

Je pense au ROTI (Return On Time Invested), ce petit rituel ultra-rapide qui permet d’évaluer à main levé son degré de satisfaction de la réunion et de proposer des pistes d’amélioration.

Frustration

On a démarré en retard, et bien évidemment fini en retard, l’horloge tourne, la salle est réservée, les participants ont d’autres réunions qui commencent, les participants Skype se déconnectent… plus temps de faire le Roti, je suis seul comme un imbécile avec mon idée de prise de feedback, je me sens désespéré.

Je suis rentré chez moi terriblement frustré et sur le chemin du retour (dans le métro) je décide :

“qu’a cela ne tienne, je n’ai pas pu le faire en direct alors je vais le faire en différé, j’ai les adresses mails de tout le monde et je compte bien leur écrire”

Je passe alors une bonne partie de ma soirée à me mettre en quête d’un outil qui permettrait simplement de poser mes deux questions aux participants :

• Sur une échelle de 1 à 5 comment évaluez-vous le temps passé en réunion ?
• Que pourrait-on améliorer pour la prochaine fois ?

Après avoir passé en revu ce que propose Google et les divers outils de création de sondage je fini par réaliser qu’il n’existe pas d’outil qui allait répondre simplement à mon besoin.

Création

Après cela les choses s’enchainent assez vite ! Il est 21:00 je contacte Guillaume (l’autre co-fondateur) par téléphone, je lui explique mes aventures du jour.

Les idées filent dans nos têtes, ce n’est plus un simple outil de feedback auquel nous pensons mais une plateforme en ligne, qui permettrait aux entreprises de faire des sondages ROTI en quelques secondes, de suivre leurs progrès dans le temps, d’identifier rapidement une réunion que se passe mal : l’amélioration continue appliquée aux réunions !

La machine est lancée, les jours suivants je me réveille à 5h du matin pour dessiner les écrans, Guillaume écrit les premières lignes de codes, nous décidons d’un nom “roti.express” et choisissons un logo décalé !

Prototype, MVP, architecture cloud, tests grandeurs nature, scalabilité, accélération à la Station F !… Mais tout ça c’est une autre histoire, rendez-vous au prochain article !

(à suivre !)